“Getting Things Done” – Selbstmanagement für die Wissensarbeit

3.336 Fotos sind es, als ich diesen Artikel beginne zu schreiben, die beim Fotohostingdienst Flickr mit dem Stichwort GTD versehen sind. Während einige wenige davon Autos und lachende VW-Fahrer zeigen, enthalten die meisten davon Bilder von Buchtiteln, farbigem Büromaterial, seltsamen Flussdiagrammen und ähnlich “außerordentlichen” Accessoires.

Was ist dieses ‘Getting Things Done’, mit dem sich so viele Freiberufler und Wissensarbeiter – vor allem solche aus dem Online-Geschäft – offenbar so intensiv befassen?

GTD ist eine Methode des Selbstmanagements für Wissensarbeiter, die ich den aktuellen Gegebenheiten angepasst habe. Große Informationsmengen, unüberschaubare Taskfluten, eine Notwendigkeit, dem Burn-Out mit einer ordentlichen Portion Work-Life-Balance entgegenzuwirken und mehr Kanäle, auf denen Informationen herangetragen werden, als man es sich bei der Erfindung des Posteingangskorbes hätte träumen lassen: E-Mail, Instant-Messaging, Handy, Anrufbeantworter, Voice2Mail, Fax2Mail, RSS, …

Schon 1959 definierte Peter Drucker den Wissensarbeiter als jemand, der hauptsächlich mit Informationen arbeitet und solche an seinem Arbeitsplatz sowohl erzeugt als auch benutzt. Ich würde das ergänzen um die Bemerkung, dass die tägliche Aufgabenliste eines Wissensarbeiters immer länger ist, als der betreffende Tag. Man könnte auch sagen: Wissensarbeiter sind die Grubenkumpel des Informationszeitalters.

Dennoch ist diese Methode nicht nur für Wissensarbeiter nützlich. In jedem Arbeitsfeld ist es wichtig, sich Zeit und Aufgaben sinnvoll einzuteilen und Arbeitsschritte zu optimieren – von daher kann ‘Getting Things Done’ für jeden mit dem Wunsch nach effizienter Arbeitsplanung ein sehr vorteilhaftes Prinzip sein.

Während herkömmliche Selbstmangementsysteme die Illusion nährten, man müsse nur die richtigen Rollen definieren, Ziele für diverse Zeithorizonte haben und das “Priorisieren nach Eisenhower” beherrschen, dann komme man schon über die Runden – schon allein, weil man an das Sekretariat, pardon, an die Assistenz dann den Rest delegieren kann, sieht der Selbstmanagement-Coach David Allen, der das Buch”Getting Things Done” geschrieben hat, der Realität ins Auge: Wochenpläne und Mission-Statements werden zu Makulatur, sobald das Telefon klingelt, das Mail-Fähnchen sich hebt oder der Chef, Projektleiter oder Kollege in der Bürotür steht.

David Allen geht die Sache aus verschiedenen Richtungen an. Einerseits soll ein System angeboten werden, das über diverse Werkzeuge sicherstellt, dass die relevantesten Dinge auch rechtzeitig erledigt werden und das andererseits so motivierend ist, dass es nicht nach wenigen Wochen oder gar Tagen aus reinem Frust wieder in die Ecke fliegt. Selbstmanagement soll nicht nur effizient und flexibel sein, Effizienz und Flexibilität sollen auch Spaß machen. Das ist neu.

Wer nun glaubt, er müsse irgendwelche bestimmte Software kaufen oder einen ganz bestimmten Kalender erwerben, der irrt. Allen ist kein Krämer wie der eine oder andere seiner Kollegen. Alles was man braucht, kann das Smartphone oder der PDA schon oder das bestehende Taskprogramm schon längst: Notizen, Termine und Tasks nach Kategorien. Alles was zur Bändigung der Papierfluten nötig ist, gibt es im regulären Papierwarenhandel. Kreativere Köpfe basteln sich ihre GTD-Tools hingegen gleich selbst oder wandern aus dem Elektronischen zurück zu Karteikarten und Moleskine-Notizbuch.

Was Allen anbietet ist ein “verlässliches System für Erfassung und Verarbeitung von Aufgaben” und eine Art, an Projekte (wie Allen sie versteht und nicht wie die DIN sie definiert) heranzugehen, die dem natürlichen Planungsprozess entspricht, den wir auch anwenden, wenn es gilt, die Schuhe zuzubinden.

Und genauer?

Wir bekommen ein System an die Hand, die Inboxen nach einem recht einfachen Schema täglich leer zu machen, und alles, das nicht unmittelbar in eine Aufgabe mündet, geordnet abzulegen. Wir lernen, wie wir Aufgaben nach Kontexten (‘beim Einkaufen’, ‘im Büro’, ‘zu Hause’, ‘am Computer’, ‘online’) so in Listen sortieren, dass wir sie uns ‘aus dem Kopf’ schlagen’ und effizient und stressarm zur rechten Zeit am rechten Ort abarbeiten können. Wir hören, wie man eine Aufgabe richtig formulieren und auswählen muss, damit sie als ‘nächste Aktion’ auch wirklich taugt. Die Notiz “Winterreifen” allein ist noch nicht der Weisheit letzter Schluss. Wir erfahren auch, dass die Priorität einer Aufgabe nur das letzte von mehreren Kriterien ist, die uns einen Hinweis geben, was ‘als nächstes dran ist’. Wir bekommen schließlich ein Schema, wie wir diejenigen Projekte angehen, bei denen nicht von Anfang an feststeht, welche Aufgaben das Projekt denn eigentlich umfasst. “Entscheidend ist, was hinten rauskommt” (Helmut Kohl), auf dem Weg helfen Allen und GTD.

Das macht wohl die Attraktivität von GTD aus: Dass es den papierenen und elektronischen Realitäten ins Auge sieht und dass es nicht aus abstrakten Prinzipien Managementwerkzeuge entwickelt sondern sich danach richtet, wie Menschen wirklich ‘ticken’.

Materialien:
- David Allen: “Wie ich die Dinge geregelt kriege”
- Johannes Kleske: Artikelserie

Text: Oliver Gassner
Bild: flickr (c) austrianpsycho

***Schaltzeit wird sich in den nächsten Wochen in Zusammenarbeit mit Oliver Gassner intensiver mit “GTD” befassen und in Second Life einen Einführungsvortrag und bei Interesse auch eine Workshopreihe anbieten.***

Artikel bookmarken:

Hide Sites

Der Beitrag wurde am Freitag, den 31. August 2007 um 16:14 Uhr veröffentlicht und wurde unter GTD, Mitarbeiter, Optimierung | abgelegt. Du kannst die Kommentare zu diesen Eintrag durch den RSS 2.0 Feed verfolgen. Du kannst einen Kommentar schreiben, oder einen Trackback auf deiner Seite einrichten.